ICO Secrétariat - Domaines de compétences

⇒ Standard téléphonique
- Message d'accueil personnalisé pour les appels entrants, renseignements auprès des interlocuteurs, redirection des appels,
prise de messages...

⇒ Gestion courriers et e-mails
- Traitement des courriers entrants (analyse, tri, distribution, classement, dématérialisation, archivage...) et sortants (rédaction,
mise en page, impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt à la Poste, copie de sauvegarde et archivage...).
- Mise en place d'un processus de gestion afin d'assurer leur traçabilité...
- Gestion de messageries électroniques (analyse, diffusion, réponse, classement...).
- Mailing de masse : gestion complète de campagnes de publipostage (création modèles, duplication personnalisée selon base de
données clients, envoi...)

⇒ Gestion agenda et planning
- Planification rdv, réunions, déplacements. Coordination d'emplois du temps et plannings d'interventions...

⇒ Gestion logistique
- Organisation de déplacements professionnels (réservation transport, hébergement…)
- Organisation complète de réunions, de visites clients (invitations, programme…)
- Support et aide logistique à l'organisation d'événements (formalités réservation stand sur salon, location salle, organisation
activités cohésion…)

⇒ Gestion documentaire
- Déploiement et mise à jour régulières de solutions opérationnelles de classement et d'archivage (physique et/ou numérique)...
- Création, mise en forme et suivi de de tous types de documents informatiques (courriers, bons de commande, devis, factures,
bases de données, tableaux de bord, graphiques, présentations, diaporamas, reportings, procédures, tutoriels, formulaires,
sondages…).
- Retranscription audio (comptes rendus, procès verbaux...). Prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus de réunion...

⇒ Gestion des documents commerciaux
- Création, saisie, suivi et archivage des devis, bons de commande, factures...

⇒ Gestion des comptes clients
- Création et mise à jour des fiches clients.
- Suivi des échéances, des réglements, relance des impayés...

⇒ Gestion de la relation commerciale
-     Création et mise à jour de bases de données (clients, produits, prestations...)
-     Mise en place et suivi de tableaux de bords.
-     Analyses et statistiques.

⇒ Préparation à la comptabilité (assistance au cabinet d'expertise comptable)
- Collecte, vérification, classement des pièces justificatives pour les écritures comptables (factures, notes de frais, relevés bancaires,
bulletins de salaires...).
- Transmission au cabinet comptable de toutes les pièces justificatives des flux de trésorerie.

⇒ Rapprochements bancaires

⇒ Tenue du livre de recettes et du livre de dépenses pour le suivi financier

⇒ Déclaration d'activités, de revenus

⇒ Traitement des démarches administratives
- Accomplissement des formalités (dépôts dossiers, déclarations...) auprès des administrations et des différents organismes
publiques (URSSAF, sécurité sociale...) et privés (banques, assurances…).

⇒ Ressourses Humaines
-     Saisie et traitement des contrats de travail.
-     Préparation et enregistrement des éléments variables de paie (congés, arrêts, remboursement frais professionnels...).
-     Déclarations sociales.

⇒ Communication
- Création de documents divers (plaquette, affiche, flyer, formulaire, sondage, organigrame, invitation...).
-     Relation avec la presse locale, rédaction d'articles, de newsletters.
-     Publication de posts sur les réseaux sociaux.
-     Relecture et correction de production écrite.

⇒ Technique
- Constitution de dossiers de candidature aux appels d'offres (assistance à la rédaction, préparation des pièces administratives,
envoi et archivage).
- Restitution de procès verbal

⇒ Juridique
- Rédaction, suivi, relance, enregistrement et archivage de contrats.

⇒ Gestion des adhérents, licenciés
-     Création, suivi et mise à jour de bases de données.
-     Suivi des dossiers d'inscriptions et des cotisations.
-     Permanence téléphonique, prise de messages et renseignements.

⇒ Organisation d'évenements (réunions, assemblées générales, manifestations, animations...)
-     Gestion logistique (réservation salle et matériel, demande d'autorisation, planning...)
-     Création et envoi de convocations / invitations (papier ou numérique), suivi des inscriptions...
-     Saisie, mise en page et diffusion d'ordre du jour, de compte-rendu...

⇒ Suivi de trésorerie
- Enregistrement des entrées et sorties financières.
- Présentation d'un bilan financier annuel.

⇒ Aide aux formalités
- Relation avec les administrations (mairie, conseil général et régional, assurance, banque...).
- Mise en place de dossiers de demande de subventions.

⇒ Communication
-     Création de documents divers (plaquette, affiche, flyer, formulaire, organigrame...).
-     Mailing de masse.
-     Relation avec la presse locale, rédaction d'articles, de newsletters, publication de posts sur les réseaux sociaux...

⇒ Aide aux formalités administratives
- Accompagnement dans vos démarches auprès des organismes publiques (sécurité sociale, CAF, trésor public, mairie...) et privés
(assurance, banque, retraite, mutuelle, fournisseur énergie, télécom...).

⇒ Aide à la gestion documentaire
- Mise en place de solutions de rangement, de tri et d'archivage de vos documents (physiques et/ou numériques).

⇒ Aide à la conception de documents
- Accompagnement dans la rédaction et la mise en page de CV et lettre de motivation.
- Relecture, correction, mise en page de travaux (rapport de stage, mémoire, thèse...).